Tietosuojaseloste
Kimin kiinteistöpalvelut | K. Fogelberg Oy
Päivitetty 2.11.2026
1. Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot
Taloyhtiö toimii lähtökohtaisesti oman asukasrekisterinsä rekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjän tiedot saa
kyseiseltä taloyhtiöltä tai sen isännöitsijältä. K. Fogelberg Oy toimii taloyhtiön lukuun henkilötietojen
käsittelijänä asukasrekisterin ylläpidossa.
K. Fogelberg Oy (Y-tunnus 2182874-7)
Oravatie 16, 00800 Helsinki
asiakaspalvelu@kimin.fi | 050 521 3273 | www.kimin.fi
Yhteyshenkilö: Kim Fogelberg, toimitusjohtaja.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Taloyhtiöiden asukasrekisterien ylläpito ja ajantasaisuuden varmistaminen, muuttoilmoitusten käsittely,
kiinteistönhuollon järjestäminen, asukkaiden tavoittaminen tarpeellisissa huolto- ja poikkeustilanteissa sekä ovenavauspalvelun turvallinen toteuttaminen. Ovenavaus tehdään vain henkilölle, jonka oikeus päästä
huoneistoon on asianmukaisesti varmistettu.
3. Käsittelyn oikeusperuste
Taloyhtiö määrittelee käsittelyn oikeusperusteet käyttötarkoituksittain. Asukasrekisterin ylläpitoon ja
kiinteistönhuoltopalveluihin voi soveltua GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukainen oikeutettu etu,
kun tarpeellisuus ja etujen tasapaino on arvioitu ja dokumentoitu. Mahdolliset lakisääteiset velvoitteet
edellyttävät yksilöitävää lainkohtaa. K. Fogelberg Oy käsittelee asukastietoja taloyhtiön dokumentoitujen
ohjeiden mukaisesti.
4. Käsiteltävät tiedot
Tarpeen mukaan asukkaan nimi, osoite, huoneistotiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asumismuoto
sekä sisään- ja poismuuttopäivät. Syntymäaikaa käsitellään vain, jos se on kyseisessä tehtävässä
välttämätön ja sille on määritelty peruste. Kaikkia tietoja ei vaadita kaikissa tilanteissa.
5. Tietojen lähteet
Tietoja saadaan asukkaan verkkosivuilla www.kimin.fi täyttämältä lomakkeelta, isännöitsijältä tai
isännöintitoimistolta sekä asukkaan puhelimitse tai sähköpostitse tekemästä ilmoituksesta. Tiedot
tallennetaan tarpeellisilta osin AVUX-järjestelmään.
6. Vastaanottajat ja käsittelijät
Fogelberg Oy:n valtuutettu henkilöstö käsittelee tietoja vain tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Tietoja voidaan antaa taloyhtiölle ja isännöitsijälle tehtävien hoitamiseksi sekä viranomaisille lainmukaisen perusteen nojalla. AVUX-järjestelmän toimittaa Kupari Solutions Oy, joka toimii lähtökohtaisesti alikäsittelijänä. Pilvi-infrastruktuurina käytetään Microsoft Azurea. Käsittelijöiden tarkka ketju ja sopimukset vahvistetaan palveluntarjoajien kanssa. Tietoja ei myydä eikä käytetä suoramarkkinointiin.
7. Tietojen sijainti ja kansainväliset siirrot
Palveluntarjoajalta saadun tiedon mukaan AVUX-järjestelmän tiedot tallennetaan Microsoft Azure -palveluun Pohjois-Euroopassa. K. Fogelberg Oy:n ilmoituksen mukaan henkilötietoja ei siirretä Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
8. Säilytys ja poistaminen
AVUX-asukasrekisterin tietoja säilytetään asumisen ajan ja yhden (1) vuoden ajan poismuutosta, minkä jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä.
Sähköpostitse saapuneen muuttoilmoituksen käsittelyn ja tarvittavien tietojen tallennuksen jälkeen viesti siirretään roskakoriin. Roskakori tyhjennetään 30 päivän välein.
9. Tietoturva
Henkilötietojen käyttö rajataan työtehtävien edellyttämillä käyttöoikeuksilla. Järjestelmätoimittajan kanssa sovitaan teknisistä ja organisatorisista suojaustoimista, tietoturvapoikkeamien käsittelystä ja tarvittavista tarkastuksista. Tarkkoja teknisiä suojauksia ei tässä selosteessa väitetä varmennetuiksi.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on soveltuvin osin oikeus saada tietoa käsittelystä, tarkastaa tietonsa, pyytää virheellisten tietojen oikaisua tai tietojen poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen silloin, kun GDPR:n edellytykset täyttyvät. Pyynnöt osoitetaan ensisijaisesti taloyhtiölle tai sen isännöitsijälle; K. Fogelberg Oy avustaa rekisterinpitäjää pyyntöjen toteuttamisessa. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
11. Automaattinen päätöksenteko
Asukasrekisterissä ei käytetä GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettua automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.
12. Selosteen ylläpito
Selostetta päivitetään toimintatapojen, palveluntarjoajien ja lainsäädännön muuttuessa. Rekisterinpitäjä vastaa omasta GDPR:n 13–14 artiklan mukaisesta informoinnistaan. Tämä yleinen palvelukuvaus ei yksin korvaa kunkin taloyhtiön rekisterinpitäjäkohtaista tietosuojainformaatiota.
